Bases de Datos y Sistemas de Administración de Base de Datos.

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.

Las bases de datos tradicionales se organizan por:

·         Campo es una pieza única de información

·         Registro es un sistema completo de campos

·         Archivo es una colección de registros.

Para sacarle un mayor provecho a la información almacenada dentro de una base de datos es necesario utilizar un  programa llamado  sistema gestor de base de datos (SGBD), cuyo propósito general es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización. Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. 

Los SGBD más populares actualmente son:

·         MySQL

·         Microsoft Access

·         Oracle

·         Open Access

·         Fox Pro

·         Microsoft SQL Server

Componentes de un SABD.

El sistema de administración de bases de datos está compuesto por tres elementos:

• ·         El lenguaje de definición de datos: es el lenguaje formal empleados por los programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. Este define cada elemento de datos como aparece en la base de datos antes de que sea utilizado en programa de aplicación.
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• ·         El lenguaje de manejo de datos: se usa en conjunción con algún lenguaje de programación para manejar los datos en la base de datos. Este lenguaje tiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos para satisfacer las solicitudes de información y/o desarrollar aplicaciones.
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• ·       Diccionario de datos: es un archivo automatizado o manual que almacena definiciones de los elementos de datos y características de los mismos, como su uso, representación física, propiedad (quién en la institución es el responsable de dar mantenimiento de los datos), autorización y seguridad. Muchos diccionarios pueden producir listas e informes de utilización, agrupamiento de datos, de ubicaciones de programas, entre otros.

Organización  de la información en  un sistema de administración de base de datos

La información se organiza de forma estructurada, el sistema de administración de la base de datos hace referencia a los tipos de datos, vínculos, relaciones y restricciones que deben cumplir estos datos. Esto permite unificarlos y centralizarlos, estableciendo  los accesos, el uso y la seguridad. De esta manera la información deja de ser compleja y se hace más práctica. La estructura de una base de datos es diseñada empleando algún tipo de modelo de datos.

Diferencia entre la imagen lógica y la imagen física de los datos

La lógica (vista del usuario) y la física (forma en que se encuentran los datos en el almacenamiento). En las Bases de Datos aparece un nuevo nivel de abstracción llamado nivel conceptual, que es una representación global de los datos independientes de equipos y los usuarios.

Ventajas de los SABD.

Integridad de los datos: se refiere a una serie de medidas y reglas necesarias para mantener la validez de los datos. El sistema gestor de la base de datos se encarga de mantener estas restricciones.

Seguridad: la seguridad de la base de datos es la protección de ésta frente a usuarios no autorizados. Las autorizaciones pueden ser de varios tipos (modificar la base, consultarla…) Estas autorizaciones se administran mediante contraseñas. 

Tiempo de respuesta: se asegura un tiempo de respuesta pequeño en el tratamiento de los datos.

Control de la concurrencia de datos: si dos o más usuarios quieren acceder a un mismo dato de forma concurrente el primero que acceda a dicho dato bloqueará el acceso a éste al resto de los usuarios para asegurar que si actualiza ese dato el resto de usuarios podrá acceder al dato ya actualizado.

Respaldo y recuperación de los datos: un sistema gestor de bases de datos proporciona las herramientas necesarias para la conservación de copias de seguridad de cada fichero como prevención ante posibles caídas del sistema. Al proceso de copia de los datos se le llama "back-up". Al proceso contrario, obtener los datos de las copias se le llama "recuperación".

Redundancias mínimas: permiten la NO repetición de datos.

Consistencia de los datos: si existen dos datos repetidos en distintos ficheros el sistema gestor de la base de datos garantiza la actualización de los datos en ambos ficheros.

 Abstracción de la información: el sistema gestor de la base de datos proporciona una visión abstracta de cómo se almacenan la información en la base de datos.

 Independencia de los datos: los datos son independientes de los programas de aplicación.

Principales modelos de base de datos y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

• Modelo de datos jerárquico

Este modelo utiliza árboles para la representación lógica de los datos. Este árbol está compuesto de unos elementos llamados nodos. El nivel más alto del árbol se denomina raíz. Cada nodo representa un registro con sus correspondientes campos.

La representación gráfica de este modelo se realiza mediante la creación de un árbol invertido, los diferentes niveles quedan unidos mediante relaciones.

En este modelo solo se pueden representar relaciones 1:M, por lo que presenta varios inconvenientes:

1.  No se admiten relaciones N:M
2. Un segmento hijo no puede tener más de un padre.
3. No se permiten más de una relación entre dos segmentos.
4. Para acceder a cualquier segmento es necesario comenzar por el segmento raíz
5. El árbol se debe de recorrer en el orden designado.

• Modelo de datos en red

En este modelo las entidades se representan como nodos y sus relaciones son las líneas que los unen. En esta estructura cualquier componente puede relacionarse con cualquier otro.

A diferencia del modelo jerárquico, en este modelo, un hijo puede tener varios padres.

Los conceptos básicos en el modelo en red son:

§   1. Tipo de registro, que representa un nodo.

     2.  Elemento, que es un campo de datos.

§   3.  Agregado de datos, que define un conjunto de datos con nombre.

    Este modelo de datos permite representar relaciones N:M

• Modelo de datos relacional

Este modelo es el más utilizado actualmente ya que utiliza tablas bidimensionales para la representación lógica de los datos y sus relaciones.

Algunas de sus principales características son:

§  1. Puede ser entendido y usado por cualquier usuario.

§  2. Permite ampliar el esquema conceptual sin modificar las aplicaciones de gestión.

§  3. Los usuarios no necesitan saber dónde se encuentran los datos físicamente.

El elemento principal de este modelo es la relación que se representa mediante una tabla.

Cuatro elementos tradicionales de un ambiente de base de datos.  Descripción breve de cada uno de ellos.

1.  Administración de los datos: Los sistemas de base de datos requieren desarrollar la función de administración de datos con el poder de definir los requerimientos de información para toda la empresa y con acceso directo a la alta gerencia o dirección. Es responsable de las políticas y procedimientos específicos mediante los cuales los datos pueden ser administrados como un recurso institucional.

2.    Metodología para planeación y el modelaje de los datos: El análisis a nivel de empresa, que trata sobre los requerimientos de toda la institución (en contraposición con los requerimientos de las aplicaciones individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos. El fin del análisis de la empresa es identificar las entidades (una persona, lugar, o cosa del cual debe guardarse información), atributos (elemento de información que describe a una entidad en particular; nombre, cédula, edad, entre otros) y relaciones claves que conforman los datos de la institución.

3.  Tecnología y administración de los datos: Las bases de datos  requieren de nuevo software y de un personal capacitado especialmente en las técnicas de los SABD, así como en las nuevas estructuras administrativas. En la mayoría de las corporaciones se desarrolla un grupo de diseño y administración de bases de datos dentro de la división de sistemas de información, que es responsable por los aspectos más técnicos y operativos de la administración de los datos.

4.  Usuarios: Una base de datos sirve a una comunidad más amplia de usuarios que los sistemas tradicionales, entre los usuarios se debe incluir a los especialistas entrenados en el cómputo. Con el objeto de optimizar el acceso para los no especialistas, es necesario destinar recursos para capacitar a los usuarios finales.

Principales retos de la gerencia en la construcción de un ambiente de base de datos.

• Obstáculos institucionales para un ambiente de bases de datos.

En un ambiente tradicional de archivos, cada departamento elabora sus archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas deben ser elaborados tomando en cuenta los intereses totales de la institución en los datos.

• Consideraciones de costo/beneficio.

Los costos de cambiar a un ambiente de base de datos son tangibles, directos y grandes a corto plazo. Aun cuando la institución haya gastado el dinero en el hardware y el software para un ambiente de base de datos, desafortunadamente, los beneficios del SABD son con frecuencia intangibles. Las personas en la empresa comprenden el sistema actual luego de largos periodos de capacitación y de socialización. Por todas estas razones, y a pesar de las ventajas evidentes del SABD, los costos a corto plazo de desarrollar el sistema a menudo parecen tan grandes como los beneficios  Los beneficios evidentes del SABD tienden a ser severamente minimizados por los administradores, en especial aquellos no familiarizados con (y probablemente en contra de) los sistemas. Además puede no ser rentable, desde el punto de vista de costos, construir una base de datos a nivel de toda la institución que integre todos los datos existentes en ella.

• Ubicación en la institución de la función de administración de información.

La mayor parte de las empresas que buscan evitar grandes compromisos y cambio organizacional empiezan (y terminan) por comprar un SABD y colocarlo en manos de un grupo de base de datos de bajo nivel en el departamento de sistemas de información. En general, esto conduce a un enfoque de un uso mínimo de la base de datos; esto es, sistemas pequeños de base de datos serán desarrollados para distintas divisiones, áreas funcionales, departamentos y oficinas. En última instancia, esto resulta en bases de datos incompatibles en toda la empresa y se fracasa en alcanzar el objetivo real. ¿Cuál es la función de la información y quién debe administrarla para la institución como un todo? Los altos directivos deben estar preparados para implantar una función de administración de la información y una metodología de planeación de datos al más alto nivel directivo.

Conclusión del tema.

Definitivamente las organizaciones de hoy deben estar conscientes de la importancia e incidencia que aportan las bases de datos por: 

Facilitar, optimizar y gestionar en general el:

 - El almacenamiento de grandes cantidades de informacion.
 - La recuperacion rapida y flexible de información.
 - La organizacion y reorganizacion de la informacion.
 - La impresion y distribucion de informacion en varias formas.

Las bases de datos son una herramienta que permiten   el manejo de informacion en una Organización mejorando así la estructura y la funcionalidad de la misma. Recordemos que el elemento clave de una organización es nuestro capital humano y estas facilitan el manejo de nuestro personal, así como de los productos manejados , clientes y proveedores.